来源 | 《中国研究生》2021年8月刊
文 | 钟河水（北京师范大学）
从收到研究生录取通知书的那一刻开始，我们的科研之路就正式开启了。若想在这条并不轻松的道路上少走弯路，和老师保持良性沟通必不可少。而在师生沟通中，邮件起到了重要作用。因此，写好每一封邮件，对提高沟通效率，增进师生情谊有着不可低估的意义。
既然如此，我们该如何写出一封好的邮件呢？
重视形式
邮件形式无外乎主题、称谓、问候、祝福、落款几项，看似平平无奇，实则讲究颇多。其中，最值得注意的要数分居首尾的主题和落款。
作为第一个有效信息，邮件主题尤其重要。一个简明扼要的主题，将有助于提升收信者信息提取速度，增强老师详细阅读的意愿。因此，在拟定邮件主题时，应聚焦于简明扼要这一原则，用最精简的表述概括写信的事由。
例如，向老师请教问题时，可拟作“关于xx问题向老师请教”；拜托老师帮助修改论文时，可拟作“关于xx习作请老师修改”。如果是初次给老师发邮件，须在事由之前加上自己的名字，以便老师在未展读全文的情况下知晓来信人的情况。
落款是邮件结束的标志，须格外注意。大多数情况下大家会只写自己的姓名和日期。但实际上，针对不同的对象，落款也应做相应的调整。如，给导师写信，不必写全名，只保留名字，并在之前加上“学生”即可，可示亲近。若写信对象是未曾深交的师长，须写上全名，并在之后添加“敬上”二字，以示尊敬。如有必要，还要加上自己的年级信息，以便老师“按图索骥”。倘若要给外校老师发邮件，还须在姓名前加上自己的籍贯或者就读学校的名称。
形式绝非程式化的具文，而是邮件正式性和严肃性的外在表现，一定要认真对待。
打磨内容
完善的形式之外，条理清晰、行文干净、内容充实的正文才是重头戏。要做到这点，需要注意以下四个方面。
第一，正文一定要结构完整。在撰写正文时，首先要交代自己写信的缘由，是向老师请教问题，还是探讨论文写作事宜，又或是汇报读书心得，最好一开始就写清楚。在表明来意后，再详细展开具体事项。最后，不要忘记添加一两句结语，对前文所述内容进行一个简单总结，再次明确自己的诉求。
第二，条分缕析地陈述内容。如果邮件所涉问题较多，内容较长，而我们在写作过程中不加分类，平铺直叙的话，就会徒增阅读障碍，增加沟通成本。此时，就需要在下笔前将所提问题按照重要程度进行分类。下笔时先对将要谈及的问题进行概括，再按照重要程度逐条陈述。若问题之间有逻辑关联，则须另作交代。这样做的好处在于，老师只需读一遍邮件，即可确定回答的优先级，并作出相应的详略安排，能极大地节省时间。
第三，如有附件，须对附件情况进行必要说明。在正文中添加一段对附件内容的简要说明，对提高邮件阅读效率大有助益。以最常见的论文修改为例，当我们根据老师的建议完成文章的修改，将改好的文章以附件的形式发回时，就要在正文里写明自己对文章做了哪几处修改，并简要说明具体改法。这样，老师就不必再将文章从头读起，只需对照说明，快速地阅读已修改部分即可，省时省力。另外，如果文件数量较多，需要发送压缩包，就应写明压缩包内文件的数量与名称。有了这份说明，老师便可“照方抓药”，随时确认文件的完整性。
第四，校对全文必不可少。在点击“发送”按钮前，一定要反复校读全文，最大限度确保所发送的是一篇没有语病、没有赘疣、没有错别字的邮件。如果少了这一步，发送的是一篇错误频出的文字，恐怕会给老师留下一个不严谨、不牢靠的印象。这两点对科研来说，都是“致命伤”。
这四点注意事项虽然针对的是不同方面，但都有一个共同指向——责任感。条理清晰的逻辑和精心撰写、干净利落的文字，都是责任感最真实的反映。想要获得老师的帮助，就必须先对自己负责，在能力范围内将信息梳理清楚，将诉求表达明白，而不是不负责任地将难题甩给老师后，心安理得地等待一个万全之策。
用心写作
其实只要稍加留心和训练，掌握前文提到的技巧并不难。最难的是用心撰写每一封邮件。
研究生开学前，我曾给导师写过一封一千多字的邮件。虽然字数不多，但为了写好它，我花费了两天时间。在邮件里，我认真地总结了自己对就读学科的理解，解释了对目标方向的看法，表明了求学的决心。文中每个词、每句话都是深思熟虑的结果。功夫不负有心人，很快我就收到了老师的回复和肯定。
初见成效后，我又抓住一次回信的机会，在邮件中系统地梳理了自己本科阶段的阅读情况，仔细地阐述了自己的读书感悟。这一次，老师的回信不仅多了很多鼓励之辞，言语间还透露出不低的期望。
最终，这两封邮件成为我拜师学艺的敲门砖。入学后，我顺利投入老师门下，成为他所指导的第一届硕士生。之所以如此幸运，很大程度上正是源于自己通过邮件所传递出的真诚的态度和对读书的喜爱。当时我成绩一般，更没有课外荣誉的加持，但课下认真读了很多书，能与老师交流的也只有读书。因此，在邮件里谈得最多、最真诚的，自然都是自己的读书体悟，这骗不了人。正因如此，才给老师留下了自己“喜读书”的良好印象。
整个硕士阶段，我和老师虽然时常见面，但仍然保留着邮件沟通的习惯。每次给老师写长邮件，我都会用心准备，认真思考。写作时间少则半天，多则一两天。相应的，老师的每一封回信都比我更认真，对问题的解释都非常详尽，给我的启发也一次比一次深。
一封好的邮件往往是作者严谨的态度、对事物的责任心和用心程度的体现，而这也正是科学研究所要求具备的重要品质。
因此，邮件写作同样可以视作科研写作的重要组成部分。它虽然不能给我们带来任何考评层面的收益，但在写作过程中，我们的思维能力、文字组织能力及知识运用的熟练度均得到了提升，对我们循序渐进地进入科研状态有明显帮助。
当我们完成学业走出校园的时候，回看过往与老师往来的一封封邮件，就会发现它们并非是冷冰冰的文字，而是世间最真挚、最可贵的师生情谊的暖心见证，是值得回味一生的东西。
转自：科学网
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